Bij compliancy komt meer kijken dan men denkt:
1) Organisaties moeten goed op de hoogte zijn van wet- en regelgeving van gebouwgebonden installaties.
2) Zij moeten alle gebouwgebonden elementen waar een wettelijke bepaling op zit in kaart hebben. Wel of niet aanwezig, welk vermogen, welke omvang en welke aantallen. Denk aan koelmachines, ketels, de brandmeldcentrale, noodverlichting of sprinklerinstallaties.
3) En van al deze elementen moeten zij de juiste documenten in het bezit hebben.
Het probleem is dat het vinden van de juiste documenten een flinke zoektocht is. Daarom zijn bedrijven niet altijd compliant. Flexim biedt dé oplossing!
In de praktijk zien wij dat de benodigde documenten versnipperd aanwezig zijn bij pandeigenaren: sommige documenten staan op een digitale omgeving, anderen staan uitgeprint in mappen in de kantoorkast, in technische ruimtes of in mappen dichtbij de installaties van de centrale. Onze medewerkers gaan dan ook al deze plekken af.
Daarna stellen wij vast wat wij moeten hebben en wat wij hebben gevonden en bespreken met de opdrachtgever hoe wij de laatste documenten alsnog in bezit kunnen krijgen. Soms heeft de gecontracteerde leverancier de benodigde documenten, een andere keer vinden wij de ontbrekende documenten bij projectbureaus of architecten.
Als na deze speurtocht het pakket aan benodigde documenten nog steeds niet compleet is, maakt Flexim het projectmatig alsnog in orde.
Hoe doet Flexim dat?
Op het moment dat jouw organisatie een keuring, certificering of werkzaamheid uitvoert, ontvangen jullie opnieuw de benodigde documenten. Deze documenten voegen wij toe aan jouw data case in ons Building Document Register. Dit systeem heeft een planningstool, die geeft een seintje wanneer er bijvoorbeeld weer een lift gekeurd moet worden en jouw organisatie hiervoor contact moet opnemen met de leverancier. Zo helpen wij om weer compliant te worden en het ook te blijven.
Bij compliancy draait het om het actueel houden van het gebouwdossier van jouw organisatie. Dat is een continu proces dat iedere keer opnieuw geborgd moet worden. Download hier de Checklist compliance!
Hoe actueel is jouw gebouwdossier? Kan jouw organisatie hulp gebruiken bij dit proces? Neem contact op met Flexim. Onze deskundige en toegewijde professionals staan voor jou klaar.