Je loopt naar het bedrijfsrestaurant en daar aangekomen zie je een ander logo bij de ingang dan de dag ervoor; er is namelijk een nieuwe cateraar. Dat komt door de aanbesteding die heeft plaatsgevonden. Daaruit bleek dat deze nieuwe cateraar en jouw organisatie een uitstekende match zijn.
Je hebt een vergadering en het valt je op dat de vergaderzaal brandschoon is. Inspanningsgericht schoonmaken is namelijk vervangen door resultaatgerichtheid. Dat betekent dat deze wordt gepoetst naar gelang de behoefte en de intensiviteit van het gebruik en niet op basis van een standaard werkprogramma. Er wordt per dag gekeken naar de gebruiksintensiteit van alle ruimtes en daarop wordt de schoonmaak van die dag aangepast. Een ruimte die die dag niet of nauwelijks is gebruikt, hoeft ook niet schoongemaakt te worden.
De twee bovenstaande voorbeelden geven twee kwaliteitsslagen in je facilitaire dienstverlening weer. Er zijn er natuurlijk meerdere, maar wij houden het hier even op de catering en schoonmaak. Die zijn anders georganiseerd met als doel een significante verbetering op de werkvloer te bewerkstelligen. En dat merk jij dus wanneer je gaat lunchen of aan het aantal keer dat de schoonmaker in de vergaderzalen is geweest.
Bij de aanvang van het nieuwe verbeterde programma is er soms wat onrust op de werkvloer. Dat is heel natuurlijk, het is vaak even wennen voor jou en jouw collega’s. Onze Flexim coördinatoren zijn er voor je, en om het kwaliteitsverbeteringstraject van A tot Z goed te managen. Hoe doen zij dat? Lees hieronder globaal het proces.
1) Het facilitaire kwaliteitsverbeteringstraject gaat van start wanneer wij de huidige contracten doorlopen: wij bekijken de looptijd, de diensten en de afspraken. Zijn de contracten ouder dan drie jaar, dan is er altijd winst te behalen.
2) Vervolgens analyseren wij wat de huidige leveranciers op de werkvloer doen en hoe dat in het contract is vastgelegd. Wellicht moeten zij meer resultaatgericht werken of is het verstandig om de dienstverlening opnieuw aan te besteden.
3) Onze facilitaire coördinatoren fungeren als de spil tussen alle betrokkenen. Worden er contracten afgesloten met nieuwe leveranciers, dan begeleidt de coördinator hen in de aanlooptijd om jouw organisatie goed te leren kennen. Op welk tijdstip kunnen ze het beste schoonmaken? Met welk assortiment in het bedrijfsrestaurant kan iedereen smakelijk eten? Het is een proces van verkennen en aftasten.
Daarnaast wordt er nauw contact onderhouden met de mensen op werkvloer: de coördinator stelt vragen, luistert naar ervaringen, voorstellen en meningen en geeft terugkoppeling. Hij/zij neemt jou en jouw collega’s mee in het facilitaire veranderingstraject.
4) Gedurende het facilitaire veranderingstraject brengt jouw coördinator de wensen van alle betrokkenen samen en hij/zij zorgt ervoor dat er continu verbeterslagen worden gemaakt. Het is een doorlopend traject met als resultaat: een facilitaire dienstverlening die goed is afgestemd op de behoeften van de organisatie. Jij en jouw collega’s zijn tevreden met de kwaliteit van de nieuwe dienstverlening op de werkvloer.
Aan facilitaire kwaliteitsverbeteringen zitten zichtbare en onzichtbare aspecten. We hebben ons in deze blog gefocust op de zichtbare kant. Ben je benieuwd naar de onzichtbare kwaliteitsverbeteringen en hoe dat traject verloopt? In onze volgende blog vertellen we meer hierover.