Contractmanagement is belangrijk! Het zorgt ervoor dat afspraken met leveranciers duidelijk, transparant en controleerbaar zijn en dat er actief op wordt gestuurd. Het doel van contractmanagement is het borgen van de kwaliteit van de dienstverlening aan jouw organisatie.

Hoewel contractmanagement belangrijk is, is het niet in iedere organisatie goed geregeld. Wat wij veel meemaken is dat contracten onvoldoende tegen het licht worden gehouden, al jaren ergens onder het stof in een la liggen, niet tijdig worden hernieuwd of onvindbaar zijn.

Goed contractmanagement betekent regelmatig de contracten met de leveranciers onder de loep nemen; niet alleen op het moment dat het contract wordt opgesteld, maar ook gedurende de looptijd van de contractuele samenwerking. Stel gedurende de looptijd de volgende vraag: ik heb dit contract afgesloten en maak jaarlijkse kosten hiervoor, maar is dit contract nog wel marktconform?

Benchmark met een goede uitvraag

De volgende stap is goed te onderzoeken of de organisatie (nog steeds) een goede prijs betaalt voor de dienstverlening en of het interessant is om het contract opnieuw aan te besteden. Vraag hiervoor offertes op van verschillende leveranciers en leg die naast elkaar neer.

Echter, voordat de aanvraag voor de offertes wordt uitgezet, dien je kritisch te kijken naar de uitvraag: is die helder? Wat is de gevraagde scope? Laat je de leveranciers middels een opname in het pand bepalen wat er gedaan moet worden en hoe dat dient te gebeuren? Of heb jij een compleet programma van eisen in de uitvraag verwerkt?

Hoe strakker het programma van eisen in elkaar steekt, hoe groter de kans dat jij eenduidige offertes krijgt en hoe beter jij het aanbod van leveranciers met elkaar kunt vergelijken. Kortom, een goede benchmark begint bij een helder geformuleerde uitvraag.

Hoe selecteer je de beste leverancier?

Naast een goed programma van eisen, is een klik met de leverancier een belangrijk aandachtspunt. In het programma van eisen kan jij ook allerlei aanvullende vragen stellen die leveranciers in de offerte moeten beantwoorden. Bijvoorbeeld, hoe zij een bepaalde dienstverlening aanpakken, de overlegstructuur of hoe de dienstverlening wordt geïmplementeerd. Breng van tevoren in kaart welke wensen jouw organisatie heeft naast prijs en kwaliteit, hoe zwaar zij meewegen en verwerk dit in de uitvraag. Zo kun jij makkelijker beoordelen wie aan de eisen én wensen van de organisatie voldoet. Het programma van eisen wordt op deze manier dus een programma van eisen en wensen.

Tot hier aan toe heb jij alleen op papier een idee gekregen van het aanbod en de kwaliteiten van leveranciers. Daarmee selecteer je nog niet de beste leverancier voor jouw organisatie. Een tip is de eerste twee leveranciers die het beste op papier scoren, uit te nodigen voor een persoonlijk gesprek. Wellicht heb jij meer feeling met de leverancier die op de tweede plaats staat. Kortom, een persoonlijk gesprek kan jou helpen welke leverancier naast de juiste prijs, kwaliteit en overige aspecten ook dé gunfactor heeft. Voor grotere contracten loont het echt om een persoonlijk gesprek te hebben met meerdere leveranciers.

Contractmanagement is dé methode om afspraken met leveranciers duidelijk en transparant vast te leggen en actief te sturen op verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, voorwaarden, tarieven en wensen. Heeft jouw organisatie de kennis en kunde in huis voor een effectief contractmanagement?

Flexim is de onafhankelijke partij voor contractmanagement, aanbestedingen en het beheer van de contracten. Wij hebben veel ervaring met benchmarking en zijn goed op de hoogte van de marktconforme prijzen. Twijfel jij of het contractmanagement in jouw organisatie goed is geregeld? Neem dan nu contact op met de deskundige professionals van Flexim.