Als ik mensen vertel dat ik facilitair coördinator ben, als zij vragen wat voor werk ik doe, krijg ik vaak de opgetrokken wenkbrauw als reactie. “En wat doe je dan precies?”, “Eigenlijk doe ik van alles.” is dan vaak mijn antwoord. Maar wat doe ik nu eigenlijk écht? Om die vraag te beantwoorden presenteer ik bij deze: Een dag in het leven van een facilitair coördinator bij onze opdrachtgever Salesforce.
06:15
Rise and shine! Er staat weer een nieuwe dag te wachten voor deze coördinator. Aangezien ik in Rotterdam woon en in Amsterdam werk sta ik vroeg op om met de trein de lange reis naar onze hoofdstad te maken.
08:15
Rond deze tijd stap ik de lift uit van het Infinity-gebouw (ook bekend als de Schoen) op de Zuidas. Sinds juni 2019 is hier het tweede Salesforce kantoor gevestigd. Nadat ik mijn ontbijt en kopje thee gepakt heb loop ik mijn ochtendronde door het kantoor en let ik op onder andere de volgende zaken: Is er gestofzuigd? Liggen er nog stiften bij de whiteboards? Zijn alle bureaus schoon? Is de koffie bijgevuld? Kortom: staat alles zoals het zou moeten staan? De feedbackpunten schrijven we op en zetten we op de agenda voor de bespreking met de leverancier van vanmiddag.
09:00
Nadat het ontbijt op is en de urgente mails bekeken zijn, gaan we eens kijken naar de aanvragen voor de meeting rooms. De binnengekomen aanvragen verwerk ik in de agenda’s van de vergaderruimten. Daarna is het tijd voor de rest van de mailbox. Intussen komt er een melding van een collega: koffieautomaat doet het niet meer. Negen uur ‘s ochtends en geen koffie? Oh nee! Na het betere gepeuter en wat knopjes indrukken werkt het apparaat weer en kunnen mensen genieten van hun dagelijkse dosis caffeïne. Verder met de mail: parkeerpas werkt niet meer bij collega A, collega B heeft een vraag over het snack assortiment, de schoonmaakleverancier geeft de datum en tijden door voor de periodieke schoonmaak.
10:00
Koffietijd. Daarbij horen uiteraard de koffieautomaatgesprekken. Project kantoorfietsen is a go. Offertes opvragen bij leveranciers, uitzoeken wat we gaan doen met fietssleutels, uitwerken van processen, etc.
10:30
Meeting met de leverancier van facilitaire zaken van het Infinity pand. Samen met de business center manager bespreek ik de lopende projecten: prikbord moet worden opgehangen door de handige Harry, vlekken in tapijt worden opgepakt door de schoonmaak, opties voor een nieuwe prullenbak worden besproken om afval te scheiden en er wordt besproken hoe de dagelijkse zaken lopen. Ook de dingen die mij vanmorgen zijn opgevallen tijdens mijn ochtendronde worden besproken en opgepakt.
11:00
Einde meeting. Om te meten hoeveel mensen er op kantoor zijn wordt er iedere dag een headcount gedaan. Weer een rondje door kantoor om koppen te tellen en tegelijk even kijken of er nog andere zaken zijn op de vloer zoals lampen die het niet doen of kasten die niet meer op slot gaan. Tussendoor krijg ik een telefoontje van een collega: of ik een update kan sturen over de offerte voor de openingsborrel. Jazeker, die komt op de to-do lijst.
12:00
De ochtend zit er op. Ik zeg mijn Infinity-collega's gedag en ik spring op de fiets om naar het kantoor in The Edge te gaan. Tijdens de lunch met mijn facilitaire collega's worden de weekendplannen besproken. Na de nodige grappen en flauwe opmerkingen gaat iedereen weer aan het werk.
13:00
Hier doe ik hetzelfde als in het Infinity gebouw, namelijk aanvragen voor meeting rooms verwerken en de mail bijwerken. Daarna een 1:1 gesprek met opdrachtgever/manager vanuit Salesforce. Stand van zaken van processen, vragen en onduidelijkheden worden besproken.
14:00
Van de ene meeting door naar de andere. Deze keer met het 'Party Team'. Het groepje collega's wat het Salesforce zomer en winterfeest organiseert. Dit jaar zit ik in de organisatie van het winterfeest. Het zomerfeest is net geweest en wordt dus geëvalueerd en er wordt een enquête verzonden naar de aanwezigen. Er wordt ook vooruit gekeken naar het winterfeest, wat is de status, wat moet er nog gedaan worden en wie gaat dat doen? Taken worden verdeeld en ieder gaat weer terug aan zijn eigen werk.
15:00
Na nog een tijdje te hebben nagepraat met collega's gaan we weer aan de slag. Actiepunten uit de meetings van vandaag worden ingepland op de to-do lijst. Een aantal van die punten is urgent en daar begin ik dus meteen aan.
16:00
Voor de laatste keer vandaag ga ik door mijn mailbox en de aanvragen voor meeting rooms. Nog even die collega terugbellen over het parkeren en de to-do lijst voor morgen bijwerken.
16:45
Na mijn collega's gedag te hebben gezegd spring ik weer op de fiets naar de trein naar 010. Het was weer een productieve dag! En morgen mogen we weer.
Zo, dit is het uitgebreide antwoord op de vraag: “Wat doe je nou eigenlijk op je werk?“. Is toch wel iets anders dan: ”Eigenlijk van alles.“ En het mooie is, geen dag is hetzelfde. Ja, het is heel cliché, maar absoluut waar. Want wat ga ik morgen doen? Tja, eigenlijk ook weer van alles.
Janine Gennissen