De facilitaire dienstverlening zelf blijven organiseren of uit handen geven?
Van Sillevoldt Rijst (VSR) besloot in 2018 dat zij zich in het geheel wilden focussen op het produceren van rijst. Alles wat niet met rijst te maken had moest door een externe partij worden gedaan. Met die behoefte kwamen zij toentertijd bij Flexim terecht. Met het ondertekenen van het maincontract werd een nieuwe fase in de partnership ingeluid. Juridisch gezien is Flexim nu verantwoordelijk voor de overeenkomsten met leveranciers en de borging van facilitaire voorzieningen.
Maar wanneer kies je als bedrijf eigenlijk voor een maincontract?
Teunis Pruijsen (Manager F&A bij VSR), Caroline Den Tak (Facilitair Coördinator van Flexim bij VSR) en Richard Bruins (Toenmalig Managing Director bij Flexim) blikken terug en vooruit en maken jou deelgenoot van hun proces.
VSR en Flexim zijn anderhalf jaar geleden begonnen met samenwerken. Neem ons mee naar die beginperiode.
Teunis: "Flexim en VSR begonnen op basis van een managing agent samenwerking. Caroline kwam in ons team en werd verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele coördinatie en de aansturing van de facilitaire dienstverleners. Wij ontdekten toen dat facilitaire dienstverlening meer omvattend is dan dat wij in eerste instantie dachten. Wij waren in de veronderstelling dat alleen de werkschoenen moesten worden besteld en de schoonmaak en catering goed moesten worden geregeld. Voor die zaken schakelden wij Flexim dan ook in. Maar Caroline was zeer betrokken en gaf bredere input. Wij zijn hierdoor ook op andere zaken gaan doorpakken, bijvoorbeeld op gebouwbeheer."
Richard: “Wat je ziet is dat Flexim zich in het begin richtte op brandjes blussen en insprong op de behoefte van de organisatie. Daarna zijn wij voorop de kar gaan zitten door de contracten met de leveranciers onder de loep te nemen en te bekijken hoe wij klachten en storingen konden voorkomen. Van een actieve naar een proactieve rol dus.”
Teunis: “Dat is een goede omschrijving. Dat klopt, inderdaad.”
Wat was het moment dat maincontracting ter sprake kwam?
Teunis: ”Mijn mensen kijken door een bedrijfs- en productiebril naar facilitaire dienstverlening. De facilitaire specialisten van Flexim kijken er anders tegenaan, hierdoor organiseren zij de dienstverlening ook anders: professioneler. Ik zag de verbeteringen, er ontstond een vertrouwensrelatie en hierdoor zijn wij bij VSR steeds meer uit handen gaan geven. De overstap naar maincontracting was eigenlijk een logische vervolgstap.”
Kun je kort aangeven hoe Flexim zich heeft voorbereid op de nieuwe samenwerkingsvorm?
Richard: ”Elk maincontract heeft zijn eigen afbakening als het gaat om wat valt onder de facilitaire verantwoordelijkheid en wat niet. Het is belangrijk om dit in de aanloop naar het maincontract goed te onderzoeken en met elkaar af te stemmen. Teunis had het eerder over veiligheidsschoenen. Voor VSR is dat een belangrijk aandachtspunt, maar in een gewone kantooromgeving niet.”
Wat is nu anders georganiseerd als voorheen? Graag twee praktijkvoorbeelden.
Caroline: ”Voorheen was de interne technische dienst van VSR verantwoordelijk voor het gebouwbeheer, maar die wilde hun aandacht in het geheel richten op het beheer en onderhoud van de productielijnen. Flexim is nu verantwoordelijk voor het gebouwbeheer en het onderhoud van de gebouwgebonden installaties. Wij kunnen het ook beter borgen omdat wij, in tegenstelling tot de technische dienst van VSR, met het Building Document Register (BDR) werken.”
Richard: “VSR heeft geen gesprekken meer met leveranciers en krijgt nog maar één factuur per maand voor alle facilitaire diensten.”
Teunis: “Dat waren er voorheen 40 per maand.”
Teunis, vond jij het een lastig proces om over te stappen op maincontracting?
“Ik vond het lastig om beslissingen te nemen over zaken waar ik geen verstand van had. Bijvoorbeeld, wat doet een BDR systeem precies? Ik kreeg met, voor mij, onbekende termen te maken. En ik had ook geen goed beeld van wat er allemaal in de gebouwen moest worden gecontroleerd."
Wat heeft Flexim gedaan om de overstap soepel te laten verlopen?
“Allereerst moet ik zeggen dat Flexim veel geduld met mij heeft gehad. Daarnaast is Caroline een leuk mens, dat maakt het proces een stuk gemakkelijker. Enorm prettig was ook dat Flexim ons goed heeft geïnformeerd: professionals met een specifiek specialisme schoven aan bij corresponderende overleggen, denk aan technisch onderhoud, duurzaamheid en risico inventarisaties.”
En nu, hoe verder samen?
Teunis: “Nu het maincontract is getekend, is het zaak alles goed te borgen. Denk weer even aan het gebouwbeheer: Flexim moet ervoor zorgen dat het onderhoud aan onze gebouwen goed wordt uitgevoerd. En zij zijn verantwoordelijk voor de gehele administratie eromheen. VSR moet kunnen aantonen dat de brandblussers en overige installaties voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Alles moet kloppen! Daar gaan wij voor.”
Het is prettig als jouw organisatie zich ongestoord kan focussen op de core business. Loop jij al een tijdje rond met de gedachten om dit te verwezenlijken? Wil jij graag ontzorgd worden? Laat het ons weten. Flexim komt vrijblijvend langs om te bespreken hoe wij jouw organisatie nog meer energie kunnen geven. Neem contact op.