Complexe technische onderhoudsprojecten kunnen flink wat kopzorgen geven. GGz Centraal wilde dit voorkomen. Contractmanager Ed Davids en Implementatiemanager Patrick Lammers vertellen hoe zij samen met Flexim een deskundigheidsslag maken in het technisch onderhoud van hun gebouwen. Pak een stoel en schuif aan voor de ins en outs.
‘Wat was de aanleiding voor GGz om het technisch onderhoud onder handen te nemen?’
Ed: “Een aantal jaren geleden hebben wij besloten om een transitie te gaan maken naar een regie organisatie. Hiervoor hebben wij ons eerst laten adviseren door een consultancybureau, om inzicht te krijgen in hoe onze regie organisatie eruit moet komen te zien en wat er allemaal bij komt kijken om het te realiseren. Op grond van het rapport zijn wij vervolgstappen gaan maken. We hebben een aanbesteding gedaan voor het technisch beheer van onze gebouwen en Flexim kwam als winnaar uit de bus.
Patrick, sinds 1 juli jl. zijn jullie live met het implementatietraject. Kun je nu al een aantal successen benoemen, of is het nog te vroeg hiervoor?
“We zijn inderdaad net begonnen, wellicht is het slim om deze vraag over een half jaar weer te stellen. Tegelijkertijd vinden wij het ook belangrijk om in een vroeg stadium successen te vieren. Wij hebben daarom heel nadrukkelijk gekeken welke acties we kunnen ondernemen die nadrukkelijk merkbaar zijn voor de gebruiker, de verpleegkundigen van GGz. Zij moeten in een vroeg stadium van de implementatie merken dat er iets is veranderd. Dat geeft een positieve sfeer! Het was een prioriteit dat zij snel zouden merken dat het oplossen van storingen adequater verloopt als voorheen, al gaat het bij wijze van spreken maar om een knipperende lamp. Wij begonnen in juli met driehonderd openstaande meldingen en in anderhalve maand staan er tweehonderdtwintig open. Flexim heeft in anderhalve maand het aantal openstaande meldingen met 30% gereduceerd. Een mooie prestatie tot zover.”
Snelle resultaten vragen om een goede voorbereiding. Ed, kun jij iets over de aanvliegroute vertellen van het implementatietraject. Hoe hebben Flexim en GGz dit samen georganiseerd?
“De communicatie is een cruciaal punt: hoe houd je die levend voor en tijdens de implementatiefase. Wij hebben gezamenlijk gekozen voor het inrichten van een vaste overlegstructuur, zodat onze mensen en die van Flexim op vaste momenten bij elkaar komen. Tijdens deze overleggen ligt er altijd een goede agenda en besluitenlijst klaar. Daarnaast hebben wij samen ervoor gezorgd dat processen en systemen van Flexim en GGz goed met elkaar kunnen praten, zodat we op eenzelfde manier communiceren.”
Patrick: ”Ik vul graag even aan dat het identificeren van de belanghebbenden binnen GGz Centraal ook heel belangrijk was. GGz is een grote organisatie met veel locaties. We hebben daarom samen met Flexim een volgorde gemaakt van wie als eerste meegenomen moeten worden in het proces, welke mensen wat meer op afstand kunnen worden geïnformeerd en wie in een later stadium. Bij onze huismeesters zat hier en daar wat weerstand. Het was belangrijk om hen in een vroeg stadium mee te geven dat er positieve veranderingen gaande zijn. We hebben een kick-off meeting georganiseerd om hun vragen te beantwoorden en hen mee te nemen in het proces.”
Hoe zouden jullie de partnerschap met Flexim karakteriseren?
Ed: “Als flexibel! GGz Centraal heeft nogal wat onzekerheden in de vastgoedportefeuille: momenteel hebben wij 200.000 m2 en het is onzeker hoe dat over vijf jaar is. Wij wilde het aansturen van het onderhoud om deze reden bij een facilitaire partij neerleggen die groei of krimp kan opvangen, zonder ingewikkeld gedoe. Het geheel moest juist flexibeler worden. Wij zagen deze deskundigheid bij Flexim.”
Patrick: ”Het is geen rigide samenwerking - dat hebben wij als organisatie ook nodig in dit complexe en grote veranderingstraject. Wij hebben natuurlijk een plan en planning maar we volgen het plan zonder rigide te zijn. We zijn soepel in een tandje sneller of langzamer en dat gaat zonder ellenlange discussies. Wij sturen met elkaar dit implementatietraject op een prettige manier aan.”
In de komende maanden zullen wij meer ins en outs van het implementatietraject bij GGz met jou delen. Staat jouw organisatie ook voor een complexe facilitaire uitdaging? Voel je vrij om contact op te nemen met Flexim om de mogelijkheden te bespreken.