Er wordt binnen jouw organisatie gesproken over het uitbesteden van de facilitaire afdeling. Facility management is niet jullie core business, maar bijzaak. Er is ruimte voor ontwikkeling en in zee gaan met een professionele facilitaire partij lijkt een slim idee. Maar is outsourcing daadwerkelijk een goede stap voorwaarts? Flexim zet de voor- en nadelen op een rij.
De voordelen van outsourcing
Kies je voor outsourcing, dan geef je de facilitaire afdeling uit handen aan een professionele facilitaire partij die met hun systemen goede rapportages draait, die benchmarkt en best practices inbrengt. Deze drie gaan gepaard met een aanzienlijk kostenvoordeel.
Een ander belangrijk voordeel is continuïteit. Soms lijkt facilitaire dienstverlening als iets vanzelfsprekend. Pas wanneer er iets (structureel) misgaat, ontdekt men dat het niet zo is: wanneer de koffievoorraad op blijkt te zijn of wanneer de receptie onbemand is. Met outsourcing is continuïteit goed geregeld.
Flexibiliteit is enorm belangrijk voor bedrijven met veel dynamiek: bedrijven die veel verhuizen, snel groeien, of juist snel inkrimpen. Middels outsourcing wordt er gemakkelijk meebewogen met de benodigde ondersteuning die gewenst is bij het primaire proces. Meer of minder mensen, geen probleem. Jouw organisatie zit niet vast aan x-aantal mensen op de facilitaire afdeling. Het werkt een beetje zoals Parkmobile: jij betaalt voor het gebruik en wordt niet opgezadeld met onnodige personeelskosten.
Internationale bedrijven kiezen voor Flexim omdat zij het prettig vinden om binnen Europa één facilitaire leverancier te hebben. Het voordeel van eenzelfde partij is de uniformiteit in management. Natuurlijk heeft ieder land zijn eigen ‘couleur locale’, maar het management en de manier waarop Flexim stuurt op budgetten is uniform. Dat ervaren onze klanten als prettig.
Nadelen van Outsourcing
Er zijn situaties waarin outsourcing niet voordelig is. Voor bancaire en overheidsinstellingen bijvoorbeeld. Zij kunnen de btw niet aftrekken bij outsourcing, hierdoor valt het kostenplaatje hoger uit.
Voor bedrijven met facilitair personeel met een hoge gemiddelde leeftijd lijkt het een natuurlijk moment om - in het kader van de continuïteit - de afdeling uit handen te geven. Maar het uitbesteden en het in dienst laten treden van mensen met een relatief hoge leeftijd is financieel niet altijd interessant. Je hebt in deze situatie met hoge opgebouwde pensioenen te maken. Dit maakt de overname complexer.
Outsourcing kan nadelig zijn wanneer het niet goed is geregeld aan de voorkant, dus als de uitvraag verkeerd is geformuleerd. Dit is bijvoorbeeld het geval als de dienstverlening zoals die is gecontracteerd niet meer aansluit op de actuele situatie in de organisatie. Het kan gebeuren wanneer een organisatie is gegroeid of gekrompen en men die dynamiek niet heeft meegenomen in de uitvraag.
Als we de voor- en nadelen van outsourcing op een rij zetten, zien we dat het belangrijk is om altijd situationeel te kijken of het zinvol is om uit te besteden. Bereken de businesscase goed door voordat je de eerste stap richting outsourcing zet. Wij zien het weleens gebeuren dat een bedrijf niet goed voorbereid het proces in gang zet en tegen ongewenste (financiële) verrassingen aanloopt wanneer het op contracteren aankomt. Het zorgt voor veel onrust in het bedrijf. Bovendien is het lastig om in deze fase nog stappen terug te doen.
Heb jij vragen over outsourcing en wat hier allemaal bij komt kijken? Neem dan contact op met Flexim. Onze facilitaire experts zijn jou graag van dienst.