Skip to content

Drie tips voor een prettig facilitair verandertraject

GGz Centraal en Flexim zijn partners! GGz heeft het technisch beheer van 240 gebouwen toevertrouwd aan Flexim. De speerpunten in de samenwerking zijn de borging van vastgoeddossiers en de optimalisatie van kwaliteit en kosten. Wat komt er eigenlijk kijken bij zo’n groot en complex traject als deze? GGz en Flexim maken jou deelgenoot van dit proces en delen ins en outs en waardevolle inzichten.

Pak een stoel en schuif aan tafel bij Ruben van Grootveld, Accountmanager bij Flexim en Contractmanager Ed Davids en Implementatiemanager Patrick Lammers van GGz. Zij geven drie goede tips op basis van de ervaringen die ze hebben opgedaan tijdens dit veranderingstraject.

De eerste tip komt van Patrick: Vind samen de juiste koers

“GGz zit midden in een veranderproces. Wij hebben gemerkt dat het belangrijk is om aan de ene kant niet de eigen koers te blijven varen, maar aan de andere kant ook niet teveel mee te bewegen met de partner. Partners hebben elkaar nodig, juist daarom is het belangrijk om samen de juiste koers te bepalen.”

Ruben: "Wij van Flexim vinden het belangrijk om ons aan te passen aan de vraag van onze klant. Wij kijken dus naar: wat is voor GGz een meerwaarde en wat heeft GGz nodig? Enerzijds zijn wij flexibel. Anderzijds dagen wij de klant uit om de verandering die hij/zij wilt, niet uit het oog te verliezen. Zo begeleiden wij hen om het gezamenlijke doel te bereiken."

Patrick: ”Klopt. Het hebben van een flexibele partner is belangrijk, maar soms is het ook goed om te horen: dit moet nu echt anders! In onze samenwerking proberen wij heel erg de balans te vinden tussen dingen anders doen versus het bij het oude te laten. Niet alles hoeft altijd vernieuwd te worden. Soms is het beter om het gewoon bij het oude te laten.”

Ed geeft als tip: Stel besluiten nooit uit

“Flexim en GGz hebben in de eerste drie maanden veel besluiten genomen over de contracten die opgesteld moesten worden. Het probleem was echter dat niet altijd alles even eenduidig was. Van tevoren kun je niet altijd zeggen: dit is 100% de beste keus. Soms moet je roeien met de riemen die je hebt. Wij hadden soms best drie maanden kunnen nemen om het een en ander beter uit te zoeken, maar dan hadden we drie maanden verloren. Daarom hebben ook wel eens knopen doorgehakt op basis van 90% van de beschikbare informatie.

En ja, we hebben ook wel eens spijt gehad van bepaalde besluiten. Dat hoort er ook bij. Zo hadden wij ervoor gekozen om het contract met een bepaalde leverancier op te zeggen. Maar gaandeweg kwamen wij erachter dat wij de meerwaarde van die leverancier hadden onderschat. Op zo’n moment komen wij op ons eerdere besluit terug en zetten wij alles in het werk om de desbetreffende partij alsnog aan boord te houden. Kortom, ik ben een voorstander van besluiten niet uit te stellen en eventuele fouten direct te herstellen.”

Patrick wil tot slot meegeven: Manage mensen en weerstand

“Ieder veranderproces gaat gepaard met weerstand. Weerstand is vrees voor vernieuwing! De mensen die weerstand ervaren zijn om als ze zien dat processen verbeteren. Dat bereik je door strak aan te sturen op het eindresultaat én gedurende het gehele proces oog te hebben voor de zorgen van de medewerkers. Het is begrijpelijk dat zij willen weten wat het voor hen persoonlijk betekent.

Wij wilde voorkomen dat onze mensen ontevreden met de armen over elkaar achter het bureau gingen zitten. Daar wordt niemand gelukkig van. Daarom hebben wij voor een adequate begeleiding van onze mensen gezorgd. In de praktijk betekent dit: goed luisteren, goed informeren en waar nodig snel werkzaamheden bij mensen weghalen en zorgen dat er vlot weer andere taken voor in de plaats komen. Of helpen zoeken naar een andere functie.”

In de komende maanden zullen wij meer ins en outs van het implementatietraject bij GGz delen. Ben je benieuwd wat de aanleiding was voor GGz om opzoek te gaan naar een managing partner en hoe ze het traject hebben aangevlogen? Wij schreven hier eerder over.

Staat jouw organisatie ook voor een complexe facilitaire uitdaging? Voel je vrij om contact op te nemen met Flexim om de mogelijkheden te bespreken.