Het outsourcen van de facilitaire afdeling aan een professionele facilitaire partij kan op twee manieren:
1) De hele facilitaire dienst inclusief de facility manager wordt geoutsourcet.
2) De medewerkers onder de facility manager worden geoutsourcet en de facility manager blijft in dienst van de opdrachtgever.
De laatste optie gaat gepaard met een risico.
Vóór de outsourcing - in de oude situatie - had jouw facility manager een breder takenpakket: hij contracteerde de leveranciers én stuurde zijn team aan. Maar op het moment dat de facilitaire dienstverlening wordt uitbesteed, is de facility manager niet meer verantwoordelijk voor de contracten. Hij/zij heeft nu alleen een regierol. Daar zit de crux!
Je loopt het risico dat - in de nieuwe situatie - de facility manager als een olifant door de porseleinkast walst. Hij/zij werkt immers nog dagelijks met dezelfde collega’s; dan is het verleidelijk, wellicht zelfs een ingeslepen gewoonte, om te blijven aansturen op procesmatig gebied. Maar dit komt de nieuwe manier van werken op de facilitaire afdeling niet ten goede.
Als werkgever kun je dit voorkomen. Realiseer je van tevoren goed dat mensen in het facilitaire team andere takenpakketten krijgen, dat procedures veranderen en dat er in de nieuwe situatie een kostenreductie en kwaliteitsverbetering wordt bewerkstelligd. De nieuwe regierol van de facility manager gaat gepaard met andere competenties. Het is belangrijk dat hij/zij handvatten of training krijgt om de nieuwe taak als regievoerder uit te voeren. Houd er ook rekening mee dat niet elke facility manager geschikt is om zo’n regiefunctie te vervullen.
Het aanhouden van jouw facility manager heeft ook een voordeel. Hij/zij is bekend met jouw bedrijf en kent als geen ander het primair proces en de behoeften van de organisatie. In een goed samenspel met de externe facilitaire partij - die op zijn beurt weer best practices, goede systemen, formats en kennis van aanbestedingen heeft - krijg jij ‘the best of both worlds’.
Heb jij vragen over outsourcing en wat hier allemaal bij komt kijken? Neem dan contact op met Flexim. Onze facilitaire experts zijn jou graag van dienst.