Uw organisatie groeit, u heeft zelfs een extra pand erbij gehuurd of gekocht om uw klanten beter van dienst te zijn. Uw werknemer, welke de facilitaire zaken tot nu toe onder zich heeft, kan dit er niet langer bij doen. U twijfelt om dit intern te houden of te gaan samenwerken met een externe partij. In het geval u dit intern wilt houden kan Flexim u adviseren hoe dit het beste te doen, waar u rekening mee dient te houden en indien gewenst ondersteuning kan bieden in het eenmalig opzetten hiervan om het daarna over te dragen aan uw interne facilitaire afdeling. Wanneer u dit extern wilt beleggen, nemen wij u graag kort mee in een aantal stappen welke Flexim op dit moment onderneemt bij de Rabobank. De Rabobank is al jaren een grote klant van Flexim. Per 1 januari 2019 hebben zij het beheer met Flexim uitgebreid met diverse regio’s door het hele land. Bij deze specifieke klant verzorgt Flexim de hard services.
1) Inrichten FMIS en wachtdienst
De handtekening is gezet onder de offerte en Flexim kan beginnen met de inrichting van het beheer. Uiteraard zijn er afspraken gemaakt over de starttijd, de gebouwen zijn bekend net als de leveranciers welke er actief waren/zijn op het onderhoud. Lopende en onlangs opgezegde onderhoudscontracten zijn doorgenomen. Een eerste belangrijke stap is het invoeren van de basisgegevens in het FMIS systeem waarmee Flexim werkt. Klachten, storingen en wensen kunnen daardoor uitgezet worden. Ook zijn belangrijke zaken als maandelijks op-taken (opgeleid persoon) geregeld, doormeldingen voor liften zijn geregeld en sprinklertesten worden uitgevoerd. Ook als er ’s avonds of het weekend een storing optreedt dan moet er gehandeld worden, hiervoor heeft Flexim een Servicedesk die 24/7 bereikbaar is.
2) NEN2767 conditiemeting
Bij in beheer name zal er door een onafhankelijke partij een conditiemeting worden opgesteld conform de NEN2767 conditiemethodiek. Deze conditiemeting vormt de basis van de dienstverlening, niet alleen voor het planmatige onderhoud maar ook voor de aanbestedingen van het preventief onderhoud. Vooraf hebben we met u bepaald welk pand aan welke condities dient te voldoen, hieruit vloeit dan het planmatige onderhoud voort welke wij in overleg met u zullen uitvragen, opdragen en begeleiden.
3) Document en tekening inventarisatie
Iedere klant krijg een vast team toegewezen en kan bestaan uit een servicedeskmedewerker, een assistent technisch manager en een accountmanager. Dit team zal dan ook de document en tekening inventarisatie gaan uitvoeren door een uitgebreide visuele inspectie van de gebouwen. Samen met de facility manager kijkt Flexim welke installaties en voorzieningen er aanwezig zijn, welke eenmalige en periodieke documenten hierbij horen. Indien mogelijk worden deze gelijk gescand of laten we deze digitaliseren. Wanneer er nog rapportages, inspecties of ander soort documenten ontbreken gaan we kijken of deze bij leveranciers aanwezig zijn. Hierna weten we wat de huidige situatie is. Samen met de klant gaan we een planning opstellen om eventuele ontbrekende zaken alsnog te verkrijgen.
4) Inrichting BDR t.b.v. compliance
Al de vergaarde informatie wordt vervolgens ingevoerd in ons eigen Building Document Register (BDR). Zaken als onder andere het liftcertificaat wordt opgevoerd en vervolgens wordt hier een planning aan gekoppeld zodat er tijdig een signaal gegenereerd wordt wanneer het liftcertificaat verloopt. Maar niet alleen certificaten worden hierin opgevoerd, ook tekeningen en belangrijke andere stukken zoals gebruiksmeldingen, RI&E’s, Programma van Eisen en andere belangrijke documenten zullen we hierin opvoeren. Dit alles zal ervoor zorgen dat u in controle komt en dit ook zal blijven. Is dit alles opgevoerd en ingeregeld dan zullen de leveranciers toegang krijgen tot BDR, zodat zij de planning kunnen bewaken en nieuwe rapportages en certificaten kunnen uploaden. Flexim controleert deze inhoudelijk, des gewenst op locatie, en zet de planning met de betreffende frequentie vooruit.
5) Aanbesteding preventief onderhoud
Uit de NEN2767 conditiemeting zal een elementenlijst worden opgesteld met alle elementen welke in een gebouw aanwezig zijn. Deze elementenlijst worden aangevuld met bepaalde processen welke de leveranciers mee dienen te nemen zoals de beheersmaatregelen welke in het Legionella beheersplan staan opgenomen. Iedere leverancier krijgt deze elementenlijst aangeboden waardoor prijzen snel en makkelijk te controleren zijn. Na een uitvoerige controle zullen wij u een uitbreid advies laten toekomen waarna wij de betreffende leverancier zullen gaan contracteren.
Vragen of Interesse?
Heeft u naar aanleiding van bovenstaande vragen of bent u geïnteresseerd om eens vrijblijvend te praten over de mogelijkheden? We komen graag langs om kennis te maken. U kunt mij bereiken op mijn e-mailadres benny.rutten@fleximgroup.com of op telefoonnummer 06-30268228.