Er was eens een bedrijf dat kwaliteitsverbeteringen in de facilitaire organisatie wilde aanbrengen. Zij schakelde ons hiervoor in. Goedwillig gingen wij voor hen aan de slag.

We begonnen met een gedegen onderzoek naar de achterliggende processen: de administratieve kant van hun facilitaire organisatie.

Wij bekeken onder andere:

• Hoe de contracten zijn ingericht
• Wat de huidige leveranciers op de werkvloer doen en hoe dat in het contract is vastgelegd.
• Het aantal ontvangen facturen per maand/kwartaal per leverancier
• Het aantal ontvangen facturen per maand/kwartaal per dienst

Wij deden aanbevelingen op basis van ons onderzoek. Hierdoor werd het voor het bedrijf zichtbaar waar ze nu staan op administratief gebied, en welke verbeterslagen zij achter de schermen kunnen maken.

Wij zetten een aantal van deze verbeterslagen voor je op een rij; aan iedere keuze hangen kwalitatieve verbeteringen.

Mogelijke verbeterslagen voor de facilitaire administratie

1. 1. Contracten met een looptijd van langer dan drie jaar opnieuw aanbesteden
   2. Diensten bundelen en bij een leverancier onderbrengen
   3. Het aantal binnenkomende facturen verminderen
   4. Minder rapportages

Door deze vier verbeterslagen kan de facilitaire afdeling van het bedrijf tijdwinst en een aanzienlijke besparing op de administratieve kosten boeken. Ons onderzoek heeft duidelijk gemaakt bij welke diensten er betere afspraken met leveranciers gemaakt kunnen worden en hoe zaken efficiënter en effectiever georganiseerd kunnen worden. Momenteel bekijken we samen hoe we de aanbevelingen uit ons onderzoek zullen implementeren in de administratieve organisatie.

Uit de praktijk blijkt dat als het achter de schermen goed is geregeld, het op een positieve manier doorwerkt op de werkvloer. Daarom kiezen sommige bedrijven ervoor om de kwaliteit van de administratieve organisatie te waarborgen door zaken uit handen te geven aan onze facilitaire coördinatoren. Deze bedrijven kiezen voor een single source of maincontracting samenwerking met Flexim.

Maincontracting

Bij maincontracting zijn wij verantwoordelijk voor de facilitaire organisatie: wij zijn het aanspreekpunt voor onze klant en hierdoor wordt de werkdruk van de interne facilitaire medewerkers van het bedrijf enorm verlicht.

Single Source

Bij Single Source blijft het bedrijf zelf verantwoordelijk voor de facilitaire organisatie, maar door de inbreng van van onze deskundige en ervaren facilitaire coördinatoren, loopt het achter de schermen op rolletjes.

Heb jij helder welke extra administratieve kosten je maakt omdat je facilitaire organisatie achter de schermen niet slim is ingericht? Wellicht betaal je te veel voor mindere kwaliteit, krijg jij onnodig veel facturen, of kun je diensten bundelen bij leveranciers. Weet dat onze facilitaire coördinatoren het graag voor je uitzoeken. Neem contact met ons op voor meer informatie.