Wij sluiten voor diverse klanten contracten af met leveranciers van soft- en hardservices. Van de catering tot en met het technisch en bouwkundig onderhoud. Wij weten hoe belangrijk het is om duidelijke afspraken te maken met leveranciers en hun performance goed te monitoren.
Is jouw leveranciersmanagement goed geregeld? Wij helpen je in 4 stappen naar excellent leveranciersmanagement.
1. Goede afspraken met leveranciers
De samenwerking met een leverancier begint officieel wanneer er sprake is van een contract. Zorg ervoor dat alles duidelijk wordt vastgelegd in de contracten. Denk hierbij aan de aard van de dienstverlening, het service level, de wederzijdse verwachtingen en de klantverwachtingen. Formuleer de KPI’s SMART; zo kan je veel beter sturen op performance. Neem ook in het contract op hoe de monitoring en evaluatie van de KPI’s zal plaatsvinden.
2. Eén aanspreekpunt
Contracten moeten worden beheerd en bewaakt. Voorkom echter dat leveranciers met veel contactpersonen of accountteams hoeven te overleggen. Zorg ervoor dat het centraal wordt belegd bij één manager. Zo hou je ook het overzicht over de prestaties van de leveranciers.
3. Monitor middels een slim facilitair management informatiesysteem
Stel regelmatig de vraag: worden de KPI’s behaald die wij met elkaar hebben afgesproken? Zo hou je de vinger aan de pols, heb je altijd een goed inzicht of de dienstverlening conform afspraak wordt geleverd en kan je waar nodig bijsturen.
Een must is een slim facilitair management informatiesysteem dat geheel is afgestemd op je werkprocessen. Een slim systeem kan de afgesproken KPI’s met de leverancier tot in detail monitoren, bijvoorbeeld de response en doorlooptijd van meldingen en storingen. Is er sprake van een storing, dan ontvangt de leverancier hier een melding van via het systeem. Vervolgens is hij verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de gegevens: wanneer hij naar de locatie gaat, op locatie is en wanneer de storing is opgelost worden allemaal vastgelegd in en teruggekoppeld via het systeem. Zelfs het tijdig aanleveren van facturen wordt in het systeem geborgd. Kortom, een slim facilitair management informatiesysteem meet de performance van de leveranciers en geeft je de data om te monitoren en bij te sturen.
Analyseer de data en voer regelmatig gesprekken met leveranciers over hun ervaringen en performance. Zo hebben wij drie keer per jaar een tactisch overleg met hen en aan het eind van het jaar houden we een eindevaluatie. In de eindevaluatie doorlopen we het contract en bespreken we de wederzijdse verwachtingen en verbeterpunten.
4. Investeer in goed partnerschap
Naast een facilitair management informatiesysteem, investeren we ook in goed partnerschap. Daar beginnen wij al mee bij stap 1. en het loopt als een rode draad door alle stappen. Het is de zachte kant van excellent leveranciersmanagement, desalniettemin niet minder belangrijk. Je zet immers samen met de leverancier een dienstverlening neer bij de opdrachtgever. We spreken daarom liever van partner in plaats van leverancier. We zetten ons immers gezamenlijk in voor het verbeteren en ontwikkelen van de dienstverlening en we houden elkaar op de hoogte van alle ontwikkelingen en/of veranderingen binnen de organisatie die van belang zijn voor de uitvoering van de dienstverlening.
Met deze 4 stappen geven wij energie aan bedrijven middels excellent leveranciersmanagement. Hoe heb jij jouw leveranciersmanagement geregeld? Neem contact met ons op indien jij stappen wilt maken op dit gebied. Natuurlijk ben je ook welkom met vragen over andere facilitaire vraagstukken.