In veel organisaties speelt dezelfde uitdaging: Hoe borgen wij de continuïteit van onze servicedesk? Dit heeft diverse oorzaken. Niet iedere organisatie heeft voldoende meldingen om een dedicated servicedesk in te zetten, andere organisaties kampen met ziekte, vakantie of verlof van hun vaste medewerkers.
Voor iedere organisatie is het belangrijk dat de medewerkers ergens terecht kunnen met meldingen van defecten binnen hun werkomgevingen. Daarnaast begeleidt en monitort de servicedesk ook externe leveranciers en zorgt deze dat de gemaakte afspraken nageleefd worden. Het is dan ook van belang dat iedere facilitaire servicedesk goed bereikbaar is.
Hoe zorgt jouw organisatie dat dit proces geborgd is? Met enige regelmaat krijgt Flexim de vraag of zij kan ondersteunen in het proces van de servicedesk. Ons antwoord hierop is, JA! Voor diverse opdrachtgevers heeft Flexim het volledige proces van de servicedesk overgenomen. Onze speerpunten hierbij zijn: goede bereikbaarheid, heldere contractafspraken, dedicated teams en een goede kennis van diverse facilitaire management systemen. Hieronder lichten wij deze speerpunten kort toe.
Goede bereikbaarheid
Een servicedesk moet altijd bereikbaar zijn, de servicedesk van Flexim heeft een 24/7 bereikbaarheid. Op deze manier worden de meldingen altijd in behandeling genomen en garanderen wij de snelste afhandeling van de gemaakte melding. De dienstverlening van Flexim kenmerkt zich door maatwerk, uiteraard kijken wij met de opdrachtgever welke dienstverlening het beste bij hun proces past.
Heldere contractafspraken
De servicedesk stuurt onder andere leveranciers aan. Dit doen zij aan de hand van contractafspraken. Deze contracten kan de opdrachtgever zelf afsluiten, maar Flexim kan hierin ook volledig ontzorgen en de contracten met leveranciers afsluiten. Belangrijk is dat de contracten helder zjin en duidelijke KPI’s en SLA’s bevat, zodat de servicedesk de leveranciers kan managen.
Dedicated Teams
Onze opdrachtgevers hebben hun eigen dedicated servicedeskmedewerker. Hierdoor komen de vragen van jullie organisatie niet op een centraal verzamelpunt terecht, maar wordt deze behandeld door iemand die jullie organisatie kent.
De servicedeskmedewerker kent de locatie(s), omdat onze medewerkers volledig in de cloud werken en de telefonie via VOIP geregeld is. Hierdoor kunnen onze mensen ook, wanneer dit gewenst is, met enige regelmaat op de locatie(s) van de klant werken. Op deze manier kennen zij het pand en haar bewoners.
Daarnaast is de servicedeskmedewerker goed op de hoogte van de contracten met de leveranciersen en helpt hij of zij jouw medewerkers om vastgestelde probleem helder in kaart te brengen. Het probleem komt in kaart omdat onze medewerkers weten welke vragen zij moeten stellen. Op deze wijze kan er snel geschakeld worden met de juiste personen en/of leveranciers.
Doordat jouw organisatie een vaste dedicated servicedeskmedewerker heeft, ontstaat er een prettig en warm contact. De servicedeskmedewerker en jouw organisatie leren elkaar steeds beter kennen. Jullie weten altijd wie er aan de andere kant van de lijn zit.
Om de bovengenoemde continuïteit te borgen, werkt Flexim met een buddy systeem. Iedere servicedeskmedewerker heeft een vaste vervanger. Deze vervanger is op de hoogte van wat er speelt binnen de jouw organisatie. Wanneer de vaste medewerker onverhoopt uitvalt of op vakantie gaat is het proces van de servicedesk geborgd.
Goede kennis van diverse facilitaire systemen
Onze servicedeskmedewerkers zijn bekend met de meest voorkomende facilitaire management informatiesystemen, denk hierbij aan: Axxerion, Planon en TOPdesk. Meldingen en klachten kunnen dus in het eigen FMIS verwerkt worden. Mocht er in je organisatie (nog) geen FMIS zijn, dan biedt Flexim de mogelijkheid om gebruik te maken van haar FMIS Axxerion.
Heeft jouw organisatie behoefte aan een facilitaire servicedesk die het hele jaar door goed bereikbaar is en zorgt van een adequate afhandeling van meldingen? Neem dan contact op met Flexim. Onze facilitaire professionals zijn jou graag van dienst.