Cijfers zeggen niet alles! Om op facilitair vlak financieel in control te zijn, dien je goed in contact te staan met de business. Zo krijgen de cijfers kleur.

Iedere facilitaire afdeling heeft vaste en variabele kosten: vaste kosten voor de contracten die voor de vaste dienstverlening zijn afgesloten. Variabele kosten die afhankelijk zijn van de afname van de gebruikers. Het is soms lastig om variabele kosten van te tevoren in te schatten, omdat niet altijd helder is hoeveel de gebruikers zullen afnemen. Het vraagt om inzicht – jij moet de vinger aan de pols houden. Wij leggen hieronder uit hoe jij op facilitair vlak in control komt en blijft.

1) Vertaal behoeften van gebruikers naar cijfers

Als het gaat om vaste kosten, dan ben je in control door goede contracten af te sluiten met de leveranciers door deze precies af te stemmen op de wensen en behoeften van de gebruikers.

Als het gaat om variabele kosten, dan is het verstandig om gegevens te verzamelen om in te kunnen spelen op de trends in de organisatie. Als het gaat om catering, monitor dan bij welke vergaderingen en events men gebruik maakt van catering. Hoeveel lunches er dagelijks worden bezorgd en wat men eet. Dan kan jij beter plannen voor de toekomst. En kom jij minder snel voor verrassingen te staan.

Jij bent niet financieel in control als je niet goed op de hoogte bent van de behoeften van de gebruikers. En als je hierdoor het verkeerde aanbiedt, bijvoorbeeld erwtensoep in de zomer. Of stoelmassages in de zomermaanden, terwijl de meeste gebruikers daar juist tijdens de wintermaanden behoefte aan hebben. Het zijn financiële misstappen. Houd er rekening mee dat de wensen van de gebruikers continu veranderen.

2) Registreer goed

Ben je goed op de hoogte van de behoeften van de gebruikers? Zorg dan voor een goede registratie van alle cijfers en facturen. Bewaar alles overzichtelijk op één centrale plek. Wij zien vaak dat de administratie versnipperd is over verschillende afdelingen.

3) Houd altijd rekening met onvoorziene omstandigheden

Het kan voorkomen dat bepaalde kosten niet goed zijn geregistreerd of pas maanden later worden gefactureerd. Voorkom budgettaire verrassingen door goede reserveringen te maken.

Houd ook altijd rekening met mogelijke prijsverhogingen bij gecontracteerde leveranciers, ad hoc verzoeken van gebruikers of veranderende wet- en regelgeving van de overheid. Organiseer de administratie dusdanig, dat jij altijd goed bent voorbereid en onvoorziene zaken kunt ondervangen. Dat doe je door gebruik te maken van een overzichtelijk systeem waarin alle facilitaire services en vaste en variabele kosten duidelijk geclassificeerd worden.

Is het voor jou een flinke uitdaging om op facilitair gebied financieel in control te zijn? Flexim kan hierbij helpen:

• Wij zorgen ervoor dat contracten goed worden ingericht, geheel aangepast aan de behoeften van de gebruikers.
• Wij houden de trends in jouw organisatie nauwlettend in de gaten en vertalen deze naar cijfers.
• Met ons transparante facilitaire systeem heb jij 24/7 een duidelijk overzicht van de kosten.
• Jij ontvangt een rapportage waarmee jij de verbinding kan maken tussen de cijfers en business.

Wil jij altijd financieel in control zijn op facilitair gebied? Neem dan contact op met Flexim voor een kennismakingsgesprek.