In de praktijk zien wij dat veel facilitaire organisaties achter de feiten aanlopen. Wij zijn van mening dat dit anders moet; facilitaire organisaties moeten op de troepen vooruitlopen. Daar zijn drie krachtige instrumenten voor nodig: continuïteit, flexibiliteit en professionaliteit. We lichten ze hier toe.

Continuïteit van je dienstverlening waarborgen

Als facilitaire organisatie dien je ten alle tijden op de hoogte te zijn van wat er gebeurt in de primaire organisatie, niet alleen op operationeel niveau maar ook op strategisch niveau. Zorg ervoor dat de facilitaire organisatie inzicht heeft in waarom bepaalde strategische besluiten worden genomen. Dan kan zij hierop inspelen. Regelmatig overleg en goede briefings zijn daarom enorm belangrijk.

Kortom, facilitaire organisaties dienen vooruit te denken en zich in te leven in de primaire organisatie. Wat doet de primaire organisatie momenteel? Hoe sluit de facilitaire organisatie daarop aan? Wat zijn de plannen van de primaire organisatie? Hoe kunnen we als facilitaire organisatie daarmee omspringen? Relevante vragen die continu gesteld dienen te worden.

Flexibiliteit: snel schakelen en overal op voorbereid zijn

Stel, je hebt plotseling een lekkage op kantoor. Weet je wie je moet bellen om het snel op te lossen? Vertrouw je erop dat het snel is opgelost? Of het nou gaat om ongewenste, onverwachte of geplande zaken zoals events en vergaderingen, de facilitaire organisatie dient op alles voorbereid te zijn en snel en adequaat te handelen. Dat vraagt om flexibiliteit!

Wij geloven dat je niet alles kunt vastleggen in procedures, regels, inkoopbonnen en procesnummers. Een goede vertrouwensrelatie met je leveranciers is onontbeerlijk. Dit bereik je door goed met elkaar te communiceren. Als externe facilitaire organisatie zijn wij de schakel tussen opdrachtgevers en leveranciers. Onze ervaring is dat wanneer leveranciers goed op de hoogte zijn en zich betrokken voelen bij de organisatie, dat zij hun uiterste best doen voor onze opdrachtgevers. Samen schakelen we dan snel om problemen binnen de organisatie op te lossen of te voorkomen.

Professionaliteit: waarmaken wat je hebt afgesproken

Als facilitaire organisatie heb je altijd een doel wat je wilt bereiken. Je maakt bijvoorbeeld afspraken over de receptiediensten: wil je een vast gezicht of gaat de voorkeur uit naar bemanning door verschillende personen. Je maakt afspraken over de kwaliteit en bereikbaarheid. Dit wordt heel vaak als KPI uitgedrukt. Maar wat als uit de evaluatie blijkt dat de receptie niet voldoende is bemand of receptionistes niet goed zijn ingewerkt. Dan ben je als facilitaire organisatie je afspraken niet nagekomen. Waarmaken wat je hebt afgesproken geldt in de basis voor alle facilitaire diensten.

Dit brengt ons weer terug bij de voorgaande twee punten: continuïteit waarborgen en flexibiliteit. Om waar te kunnen maken wat je hebt afgesproken, moet je vooruit denken, snel schakelen en overal op voorbereid zijn. Als facilitaire organisatie dien je gebrand te zijn op professionaliteit. Wil je als facilitaire organisatie ook op de troepen vooruitlopen? Neem contact met ons op voor meer informatie.