Skip to content

Het BDR van Flexim? Je wordt er hebberig van

Facilitaire Zaken van HVC zorgt dat het onderhoud aan objecten en E- W-installaties optimaal verloopt zodat de primaire processen volcontinue doorgang hebben. De zwakste schakel bepaalt de sterkte van de keten: het is noodzakelijk dat alles werkt. Een slagboom die het ‘even’ niet doet leidt direct tot overlast, lange rijen en vertraging. Het is essentieel om dat te voorkomen. Het Building Document Register (BDR) van Flexim biedt HVC ondersteuning om te voldoen aan wet- en regelgeving op onderhoudsvlak. Ineke Pattiasina (medewerker Facilitaire Zaken Backoffice & moderator in BDR) en Jeroen Fransen (medewerker Facilitaire Zaken en uploader in BDR) vertellen hoe zij dat doen.   

HVC, kantoor Velsen

Samen verantwoordelijk werken

Het facilitaire team van HVC heeft de verantwoording voor 29 objecten. Het gaat hierbij om kantoren en afvalbreng- en overslagstations. Geen dag is hetzelfde, er is altijd veel te doen. Het geeft een beeld van de omvang en dynamiek bij HVC.

‘De objecten zijn verdeeld in 3 rayons die onder één locatiebeheerder vallen. Ieder rayon kent een zogenaamde uploader, die ervoor zorgt dat alle documenten worden geüpload. Het BDR biedt daarmee een solide basis en inzicht in het percentage documenten dat op orde is. Je wordt er hebberig van’, vertelt Ineke Pattiasina. ‘Dit omdat je altijd streeft naar een hoog percentage dat op orde is. Het BDR geeft dat inzicht en prikkelt daarmee om dat percentage te behalen’.

‘Vroeger hadden we een kast met ordners, die soms leeg waren. Nu hebben we een slim digitaal archief dat ons scherp houdt’

Ineke en Jeroen

Dagelijks gemak?

‘Ja, we maken eigenlijk elke dag wel gebruik van het BDR’ vertelt Jeroen Fransen. Jeroen is uploader in het BDR. ‘We raadplegen tekeningen en hebben goed zicht op onderhoud. Het systeem is makkelijk in gebruik’. Ieder rayon maakt gebruik van het BDR voor onder andere:

  • Legionellabeheer (watermonsternames, keerklepcontroles)
  • Brandmeldinstallaties
  • Onderhoud aan E-W installaties
  • Diverse inspecties en keuringen
  • Scope 7A inspectie (1x per 4 jaar)
  • Hekwerk (draaipoort / slagboom)

‘Als we iets willen aanpassen, dan schakelt de uploader met de moderator. Als we iets zelf kunnen aanpassen dan doen we dat en wordt dit voor alle objecten doorgevoerd. Hiermee borgen we dat het systeem uniform is ingericht en we op alle locaties op dezelfde manier werken. Dit geeft een helder totaalbeeld van alle locaties. Flexim verzorgt updates in het BDR zodat we altijd inzicht hebben in de geldende wet- en regelgeving.’

Meerjarenonderhoud

‘We werken op 9 locaties met Meerjarenonderhoudsplaningen (MJOP’s). De folderstructuur in het BDR is samen met Flexim hierop aangepast.’ Het BDR is een mooie basis om verder op door te ontwikkelen en zicht te houden op werkzaamheden en status van installaties.

Voordelen

Er is altijd veel te doen bij HVC, maar de tijd is beperkt. Daarom is een makkelijk, eenduidig en gebruiksvriendelijk systeem fijn om mee te werken. ‘Het BDR biedt inzichten per rayon, locatie en geeft ook een totaalbeeld. En dat werkt goed. Het stelt ons in staat om op locatieniveau te focussen zonder het overzicht te verliezen.’

“Tip Jeroen: zorg ervoor dat je het systeem netjes inricht en zo houdt! Daarmee vergroot je het gebruikersgemak en houd je overzicht”

Inspecties vanuit de omgevingsdienst/bevoegd gezag vinden met regelmaat plaats. ‘Het is erg prettig om dan snel de gevraagde documenten te overhandigen en te laten zien dat we ons onderhoud en documentatie op orde hebben. Zelf als de stroom uit zou vallen, dan kunnen we met onze laptops snel bij alle documenten’ vertelt Jeroen.

Door ontwikkelen? Jazeker!

Jeroen is erg te spreken over het BDR. ‘Het BDR van Flexim heeft ons inzicht gegeven, waarbij wij systematisch werken met dit systeem. Momenteel helpt Flexim ons om samen met de uploaders en moderator voor 9 objecten zo volledig mogelijk compliant te zijn. Dat is een flinke klus.

Tevens zijn we bezig met een grote opschoonactie in het BDR. We hebben onlangs onderscheid gemaakt in actuele en niet actuele documenten. Documenten ouder dan drie jaar staan centraal op één plek, waardoor we in ons dagelijks gebruik daar geen last van hebben. Indien nodig raadplegen we die ook snel. Zie het als een dynamisch en statisch archief waarmee we door de bomen het bos blijven zien.’

Er is een functionaliteit in het BDR dat leveranciers zelf hun documenten kunnen uploaden. Ook dat staat nog op ons wensenlijstje om te realiseren. Om die manier gaat het BDR van nog meer waarde zijn (minder handelingen voor ons) .

'Het werkt fijn omdat er maatwerk wordt geleverd en Flexim meedenkt en meebeweegt. Met het huidige BDR (de 2.0 versie) zijn we nog flexibeler.'

Ook interessant voor u? 

Download hier de checklist Wet- en Regelgeving, Installaties en Onderhoudsrapportages om een eerste inventaris te maken van uw compliancy documentatie: 

Download checklist

U kunt ook contact opnemen met onze specialisten op het gebied van BDR Sylvia de Jonge en/of Stan Meekel. 

  • sylvia.dejonge@fleximgroup.com
  • stan.meekel@fleximgroup.com
  • +31 630 852 305
  • +31 621 276 202

#HVC #HVCgroep #BDR #buildingdocumentsregister #klantcase #beheer #onderhoud #compliancy #compliant #facilitymanagement #zowerkthet